Aprenda a dar entrada no seu estoque através da DF-e!
A entrada de estoque via DF-e é um recurso que facilitará muito o seu dia a dia como comerciante. Com este recurso, você não precisará mais baixar o XML de suas compras, pois o NEX baixará automaticamente as notas emitidas pelos seus Fornecedores. Isso vai permitir dar entrada no XML diretamente do Programa, sem necessitar de arquivos externos.
O mais legal disso é que, durante a entrada de estoque via DF-e, o Programa já vai reconhecendo dados presentes na nota, como o preço de custo e a quantidade comprada de cada mercadoria e vai dando baixa automaticamente nos itens pra você, evitando aquele processo manual lento que nos toma tanto tempo.
Este recurso está disponível:
É preciso ter uma DF-e Aceita e com Status Concluído para concluir o procedimento.
Com o seu Programa NEX aberto, clique no ícone de NOTA FISCAL localizado no menu lateral esquerdo da sua tela.
Na tela NOTA FISCAL, selecione a aba NFES EMITIDAS PELOS FORNECEDORES – sinalizada na imagem abaixo.
Na tela de DF-e, selecione a nota que você deseja e clique no botão LANÇAR NF-E DE COMPRA para dar início à entrada no seu estoque.
Abrirá uma tela de leitura de XML onde você precisa selecionar o fornecedor de quem você comprou a mercadoria. Caso o fornecedor já esteja cadastrado no NEX e o Programa não tenha reconhecido automaticamente, você pode selecioná-lo clicando em SELECIONAR UM FORNECEDOR JÁ CADASTRADO.
Se o fornecedor não estiver cadastrado no Programa, você precisa clicar em CADASTRAR COMO NOVO FORNECEDOR. Assim, o NEX irá pegar as informações referente ao novo fornecedor e iniciar um cadastro para ele.
Nesta etapa você irá configurar a entrada dos produtos que estão presentes na DF-e. Caso algum produto da XML ainda não esteja vinculado com um cadastro do Programa, você pode realizar o vínculo de duas maneiras: cadastrando o produto a partir dos dados recebidos da XML, ou utilizando um produto já cadastrado no sistema.
Para cadastrar um produto durante a importação da DF-e, você deve selecionar o produto desejado e clicar em F4 - CADASTRAR UM NOVO PRODUTO. Abrirá em sua tela o formulário de cadastro, onde já estará presente os dados contidos no XML sobre esse produto. Por fim, basta preencher os dados que faltam no cadastro e clicar em SALVAR.
Para vincular um produto já existente, basta clicar em F5 - PESQUISAR SE PRODUTO JÁ EXISTE. Abrirá em sua tela a lista de todos os seus produtos cadastrados no Programa NEX e você só precisa selecionar qual você deseja vincular.
IMPORTANTE: Na hora do cadastro do produto, a não ser que você já tenha esse produto em estoque físico antes da compra das mercadorias dessa nota, NÃO PREENCHA O CAMPO ESTOQUE, pois ele será atualizado ao final do processo de entrada.
Em algumas ocasiões, o próprio Programa pode sugerir um produto que já esteja cadastrado no seu sistema. Nesses casos, se você considerar que a sugestão é adequada, basta aceitar.
Depois de selecionar o produto, é possível que você tenha que fazer a conversão de unidades. Isso acontece quando a unidade de medida que seu fornecedor te vendeu o produto é diferente da que você cadastrou no sistema. Por exemplo: se o fornecedor vende o produto por CX (caixa), mas você vende em UN (unidade), é necessário informar ao NEX quantas unidades equivalem à uma caixa (1 CX = 24 UN).
IMPORTANTE: Na entrada via XML não é necessário informar a quantidade que foi comprada, pois essa informação será automaticamente oferecida da nota.
Sempre que houver uma conversão de unidade, abrirá um novo campo no canto inferior da janela (como mostra a imagem abaixo). Ao marcar este campo, o sistema vai reconhecer que TODOS os produtos desse lançamento que vierem com a conversão em questão, as unidades serão ajustadas automaticamente seguindo a mesma regra que foi colocada para esses produtos. Por exemplo, a conversão de UN (Unidade) para PC (Peça), que é muito comum ocorrer, será sempre a proporção de 1UN para 1PC. Outras conversões comuns que podem ser feitas automaticamente são: a de DZ (Dúzia) para UN, já que 1 DZ é sempre 12 UN; e até mesmo a conversão de CX para UN, se todos os produtos que o seu fornecedor enviou nesta compra corresponderem ao mesmo valor (todas as Caixas corresponderem a 24 Unidades, por exemplo).
IMPORTANTE: Mesmo com esses parâmetros configurados, é sempre bom conferir a DANF-e para que a conversão não seja feita incorretamente. Se a quantidade que seu fornecedor enviou estiver certa, mas a unidade estiver errada, isso pode causar erros no seu estoque.
Pode acontecer, em alguns casos raros, que a conversão de unidades precise ser feita de forma contrária, pois o fornecedor envia em UN (Unidade) e você vende em CX (Caixa), o que pode deixar esse processo um pouco mais complicado. Por isso, dentro do Programa NEX existe a opção INVERTER, que altera a ordem desta configuração determinando quantas UN do seu fornecedor equivalem a uma CX que você vende. Por exemplo:
Sem a opção INVERTER: 1 Un = 0,04166... Cx
Com a opção INVERTER: 1 Cx = 24 Un.
Vale lembrar que todas as configurações feitas para esses produtos não precisarão serem refeitas futuramente. A próxima vez que você der entrada via DF-e com uma nota que possui esses produtos, todas essas configurações já estarão prontas para a importação.
Caso sua compra venha com o frete separado da nota, ou então algum custo extra não discriminado, você pode informar esses valores nesta tela. Assim, o sistema vai dividir o valor de forma proporcional para todos os itens da nota e somar no valor de custo do produto.
OBS: Caso o valor do frete já venha discriminado na sua nota, não há necessidade de informar o valor, pois o sistema já vai trazer o campo preenchido.
Se você não quiser atualizar o custo dos produtos e apenas dar entrada no estoque, não é necessário preencher esses valores, apenas marque a opção NÃO ATUALIZAR O PREÇO DE CUSTO DOS PRODUTOS. Por fim, basta clicar em CONCLUIR.
Agora os produtos aparecerão na sua tela de ENTRADA DE ESTOQUE, como uma compra da sua empresa, já somando todos os valores dos produtos atualizados. Então é só salvar no topo da tela ou pressionar F2.
Pronto! A entrada de estoque foi finalizada. Os produtos já estarão disponíveis para venda e, nas próximas vezes, o procedimento de entrada de estoque será ainda mais rápido.
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