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Estoque

Estoque: Entrada de Estoque via XML

Aprenda a dar entrada no seu estoque através do arquivo XML da nota de compra emitida pelo seu fornecedor!

O que é a Entrada de estoque via XML?

A ENTRADA DE ESTOQUE VIA XML é um recurso muito prático, com o potencial de facilitar o seu dia a dia como comerciante. Com o arquivo XML da compra, o Programa NEX começa a reconhecer os dados presentes na nota, como o preço de custo e a quantidade comprada de cada mercadoria, e agiliza o procedimento de entrada de estoque, evitando aquele processo manual lento que nos toma tanto tempo. Este procedimento precisa ser realizado com cuidado, pois são necessárias algumas configurações, especialmente quando está sendo feito pela primeira vez. Qualquer dúvida, estamos à disposição para auxiliar, você pode chamar nosso suporte clicando F8 dentro do Programa NEX ou clicando aqui.

REQUISITOS

  • Ser assinante do plano PREMIUM ou FISCAL. Saiba mais a respeito de nossos planos de assinatura.
  • Ter o arquivo XML de uma nota de compra emitida por um fornecedor.

Vamos fazer uma Entrada de Estoque via XML?

1. Na tela de PRODUTOS, clique na aba TRANSAÇÕES DE ESTOQUE.

2. Clique em ENTRADA e depois em 2. COMPRA.

3. Selecione a opção LER XML.

4. Clique em SELECIONAR ARQUIVO e localize o arquivo XML da nota no seu computador. Após localizar o arquivo, clique em ABRIR.

5. É necessário vincular o cadastro de um fornecedor a essa Entrada de Estoque via XML. Clique em SELECIONAR UM FORNECEDOR JÁ CADASTRADO, caso já exista um cadastro para o fornecedor desta nota, ou então em CADASTRAR COMO NOVO FORNECEDOR. Depois de vincular o fornecedor, clique em AVANÇAR.

Ao clicar em CADASTRAR COMO NOVO FORNECEDOR, algumas informações já serão preenchidas automaticamente de acordo com a Nota Fiscal.

6. Cada produto da nota precisa ser vinculado a um produto do seu Programa NEX. Se é a primeira vez que você está dando a entrada do produto, será necessário realizar essa vinculação. Você pode clicar em F5 - PESQUISAR SE PRODUTO JÁ EXISTE para fazer essa vinculação com algum produto já existente no banco de dados ou então clicar em F4 - CADASTRAR COMO NOVO PRODUTO se o produto ainda não estiver cadastrado no seu estoque.

IMPORTANTE: Se precisar realizar o cadastro do produto, é importante NÃO PREENCHER O CAMPO ESTOQUE. A Entrada de Estoque via XML que está sendo feita irá atualizar o estoque automaticamente ao final do processo, adicionando as unidades da nota ao estoque. Caso você preencha esse campo no cadastro do produto, o estoque ficará dobrado, dando divergência.

6.1 O próprio NEX pode sugerir um produto que já esteja cadastrado no seu sistema em algumas ocasiões. Nesses casos, se você considerar que a sugestão é adequada, basta clicar F3 - ACEITAR SUGESTÃO.

7. Após vincular o produto da nota a um produto do NEX, é possível que as unidades dos produtos estejam cadastradas de forma diferente. Nesse caso será necessário fazer a conversão de unidades.

EXEMPLO: Se o fornecedor te vendeu o produto em CX (caixa), mas você vende em UN (unidade), é necessário informar ao NEX quantas unidades existem em uma caixa (1 CX = 24 UN).

Essa conversão irá determinar quantas unidades do produto serão efetivamente adicionadas ao estoque, caso tenha alguma dúvida você pode chamar nosso suporte clicando aqui ou pressionando a tecla F8 no seu Programa NEX.

IMPORTANTE:

A opção INVERTER pode ser utilizada em alguns casos específicos, como quando você realiza a compra de um produto que seja enviado em UN (unidades), porém você vende esse produto em CX (caixas). Essa opção altera a ordem de configuração da conversão, permitindo que você faça a configuração de maneira inversa.

Exemplo:

  • Configuração normal: 1 UN = 0,04166... CX. Esse valor precisaria ser calculado manualmente
  • Com a opção INVERTER: 1 CX = 24 UN.

IMPORTANTE:

Mesmo com esses parâmetros configurados, é sempre bom conferir a DANF-e para que a conversão não seja feita incorretamente. Se a quantidade que seu fornecedor enviou estiver certa, mas a unidade estiver errada, isso pode causar erros no seu estoque.

8. Após concluir a configuração dos produtos, clique em AVANÇAR.

Lembrando: Na próxima vez que for dar uma Entrada de Estoque via XML desses produtos, o próprio Programa já irá sugerir a vinculação dos produtos com base nessa entrada que está sendo feita.

9. Informe os valores de FRETE e de OUTRAS DESPESAS, depois clique em CONCLUIR! O sistema irá dividir esse valor de forma proporcional para todos os itens da nota, somando essa quantia ao preço de custo do produto. 

Você pode marcar a opção para NÃO ATUALIZAR O PREÇO DE CUSTO DOS PRODUTOS, se desejar.

10. Verifique o FORNECEDOR, os PRODUTOS, as QUANTIDADES e os VALORES, depois clique em SALVAR (F2), no canto superior esquerdo da tela.

Pronto!! A Entrada de Estoque foi finalizada. Os produtos estão disponíveis para venda e, nas próximas vezes que for dar entrada nestes produtos, o procedimento de será ainda mais rápido!

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