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Estoque

Estoque: Entrada de Estoque via XML

Aprenda a dar entrada no seu estoque através do XML!

Qual a função da Entrada de estoque via XML e como ele facilitará sua rotina?

A entrada de estoque via XML é um recurso que facilitará muito o seu dia a dia como comerciante. Com o XML da compra o Programa já vai reconhecendo dados presentes na nota, como o preço de custo e a quantidade comprada de cada mercadoria e vai dando baixa automaticamente nos itens pra você, evitando aquele processo manual lento que nos toma tanto tempo.

ATENÇÃO

Este recurso está disponível:

A partir da Versão C294

Para utilizar este recurso é preciso ter o XML de uma compra com qualquer fornecedor

Para clientes do plano FISCAL, a Entrada via DF-e é um meio ainda mais fácil de dar entrada em seu estoque

Veja como fazer a Entrada de estoque via XML:

1. Acesse o ícone Produtos

Na tela inicial do NEX, clique no ícone de PRODUTOS, que está localizado na barra lateral esquerda.

‍“Acesse o ícone PRODUTOS

2. Acesse a aba Transação De Estoque

Já na tela de PRODUTOS, troque para a aba TRANSAÇÃO DE ESTOQUE.

‍“Altere para a aba TRANSAÇÕES DE ESTOQUE

3. Abra o menu Entrada e selecione a opção Compra

Ao clicar em ENTRADA (no topo da tela), aparecerá um menu com todas as possibilidades de entradas do sistema. Neste caso, vamos usar a opção de COMPRA.

‍“Clique no botão ENTRADA e selecione a opção COMPRA

4. Selecione a opção Ler XML

Após clicar em COMPRA, abrirá uma janela solicitando que você escolha entre Entrada Manual, LER XML ou Emitir a NF-e de Compra. Escolha a segunda opção, LER XML.

5. Carregue o XML desejado

Na primeira tela do processo é onde vamos carregar o XML da nota que daremos entrada. Para isso, clique em SELECIONAR ARQUIVO e carregue o XML desejado.

Obs: Caso você esteja fazendo este procedimento pela tela de DEVOLUÇÃO AO FORNECEDOR, o ESTOQUE não será atualizado.

“Clique em SELECIONAR ARQUIVO e selecione o XML em seu computador”

6. Fornecedor

6.1. Selecione Fornecedor

Abrirá uma tela de leitura de XML em que você precisa selecionar o fornecedor que te vendeu a mercadoria. Caso o fornecedor já esteja cadastrado no NEX e o Programa não tenha reconhecido automaticamente, você pode selecioná-lo clicando em SELECIONAR UM FORNECEDOR JÁ CADASTRADO.

6.2. Cadastre o Fornecedor

Se o fornecedor não estiver cadastrado no Programa, você precisa clicar em CADASTRAR COMO NOVO FORNECEDOR. Assim, o NEX irá pegar as informações referentes ao novo fornecedor e iniciar um cadastro para ele.

‍“Selecione um fornecedor já existente ou faça um novo cadastro”

7. Produtos

Nesta etapa você irá configurar a entrada dos produtos que estão presentes na DF-e. Caso algum produto da XML ainda não esteja vinculado com um cadastro do Programa, você pode realizar o vínculo de duas maneiras: cadastrando o produto a partir dos dados recebidos da XML ou utilizando um produto já cadastrado no sistema.

7.1. Cadastre um produto ou vincule um produto já existente.

Para cadastrar um produto durante a importação do XML, você deve selecionar o produto desejado e clicar em F4 - CADASTRAR UM NOVO PRODUTO. Abrirá em sua tela o formulário de cadastro, onde já estará presente os dados contidos no XML sobre esse produto. Por fim, basta preencher os dados que faltam no cadastro e clicar em SALVAR.

Para vincular um produto já existente, basta clicar em F5 - PESQUISAR SE PRODUTO JÁ EXISTE. Abrirá em sua tela a lista de todos os seus produtos cadastrados no Programa NEX e você só precisa selecionar qual você deseja vincular.

IMPORTANTE: Na hora do cadastro do produto, a não ser que você já tenha esse  produto em estoque físico antes da compra das mercadorias dessa nota, NÃO PREENCHA O CAMPO ESTOQUE, pois ele será atualizado ao final do processo de entrada.

‍“Para vincular um produto já existente, clique em PESQUISAR SE PRODUTO JÁ EXISTE, ou, se o produto ainda não estiver cadastrado, clique em CADASTRAR COMO NOVO PRODUTO

7.2. Analisando uma sugestão.

Em algumas ocasiões, o próprio Programa pode sugerir um produto que já esteja cadastrado no seu sistema. Nesses casos, se você considerar que a sugestão é adequada, basta aceitar.

‍ ‍“Para aceitar uma sugestão oferecida pelo Programa, clique em ACEITAR SUGESTÃO

8. Ajuste a Conversão de Unidade

Depois de selecionar o produto, é possível que você tenha que fazer a conversão de unidades. Isso acontece quando a unidade de medida que seu fornecedor te vendeu o produto é diferente da que você cadastrou no sistema. Por exemplo: se o fornecedor vende o produto por CX (caixa), mas você vende em UN (unidade), é necessário informar ao NEX quantas unidades equivalem à uma caixa (1 CX = 24 UN).

IMPORTANTE: Na entrada via XML, não é necessário informar a quantidade que foi comprada, pois essa informação será automaticamente oferecida da nota.

‍“Efetue a conversão das unidades aqui”

8.2. Conversão automática

Sempre que houver uma conversão de unidades, abrirá um novo campo no canto inferior da janela (como mostra a imagem abaixo). Ao marcar este campo, o sistema vai reconhecer que TODOS os produtos desse lançamento que vierem com a conversão em questão, as unidades serão ajustadas automaticamente seguindo a mesma regra que foi colocada para esses produtos. Por exemplo, a conversão de UN (Unidade) para PC (Peça), que é muito comum ocorrer, será sempre a proporção de 1UN para 1PC. Outras conversões comuns que podem ser feitas automaticamente são: a de DZ (Dúzia) para UN, já que 1 DZ é sempre 12 UN; e até mesmo a conversão de CX para UN, se todos os produtos que o seu fornecedor enviou nesta compra corresponderem ao mesmo valor (todas as Caixas corresponderem a 24 Unidades, por exemplo).

‍“Clicando nesse botão, você aplica essa proporção para todos os produtos dessa nota com essas mesmas unidades”

IMPORTANTE: Mesmo com esses parâmetros configurados, é sempre bom conferir a DANF-e para que a conversão não seja feita incorretamente. Se a quantidade que seu fornecedor enviou estiver certa, mas a unidade estiver errada, isso pode causar erros no seu estoque.

8.3. Inversão da unidade

Pode acontecer, em alguns casos raros, que a conversão de unidades precise ser feita de forma contrária, pois o fornecedor envia em UN (Unidade) e você vende em CX (Caixa), o que pode deixar esse processo um pouco mais complicado. Por isso, dentro do Programa NEX existe a opção INVERTER, que altera a ordem desta configuração determinando quantas UN do seu fornecedor equivalem a uma CX que você vende. Por exemplo:

Sem a opção INVERTER: 1 Un = 0,04166... Cx

Com a opção INVERTER: 1 Cx = 24 Un.

‍“É neste botão que você inverte as unidades”

9. Finalize a configuração dos produtos

Vale lembrar que todas as configurações feitas para esses produtos não precisarão serem refeitas futuramente. A próxima vez que você der entrada via XML com uma nota que possui esses produtos, todas essas configurações já estarão prontas para a importação.

‍ ‍“Assim que estiver vinculado e configurado todos os produtos, clique em AVANÇAR

10. Indique o Frete e outros gastos

Caso sua compra venha com o frete separado da nota, ou então algum custo extra não discriminado, você pode informar esses valores nesta tela. Assim, o sistema vai dividir o valor de forma proporcional para todos os itens da nota e somar no valor de custo do produto.

OBS: Caso o valor do frete já venha discriminado na sua nota, não há necessidade de informar o valor, pois o sistema já vai trazer o campo preenchido.

‍“Nessa tela você informa os demais gastos na nota, podendo atualizar os valores de custo”

Se você não quiser atualizar o custo dos produtos e apenas dar entrada no estoque, não é necessário preencher esses valores, apenas marque a opção NÃO ATUALIZAR O PREÇO DE CUSTO DOS PRODUTOS. Por fim, basta clicar em CONCLUIR.

‍“Marque essa opção para não atualizar o preço de custo dos produtos”

11. Finalizando a entrada via XML

Agora os produtos aparecerão na sua tela de ENTRADA DE ESTOQUE como se fosse uma venda para a sua empresa, já somando todos  os valores dos produtos atualizados. Então é só salvar no topo da tela ou pressionar F2.

‍“Veja sua compra em uma lista, da mesma maneira que a tela de vendas. Para concluir a compra, clique em SALVAR ou aperte F2

Pronto! A entrada de estoque foi finalizada. Os produtos já estarão disponíveis para venda e, nas próximas vezes, o procedimento de entrada de estoque será ainda mais rápido.

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